Contact
Terug naar overzicht
Blogs

Tips en tricks voor het schrijven van content in een Content Management Systeem

Veel woningcorporaties maken gebruik van een Content Management Systeem (CMS) om content te plaatsen en verversen op onder andere, websites, intranet, narrowcasting kanalen en kennisbanken. Bij Umbrella maken we gebruiken van Umbraco. Een CMS is vaak voorzien van allerlei handige hulpmiddelen om content zo te publiceren dat het voor iedereen begrijpelijk, en ook toegankelijk is. Hieronder staan een aantal handige tips en tricks voor het invoeren van content in een CMS, waarom het belangrijk is om hierop te letten en hoe dit het beste kan worden aangepakt.

Waarom

Om verschillende redenen is het belangrijk dat content toegankelijk is, bijvoorbeeld voor websitebezoekers die slechtziend zijn of een taalachterstand hebben. Toegankelijkheid en relevantie zijn en blijven belangrijke termen wanneer we het hebben over het schrijven van online content. Inzicht hebben in de doelgroep zorgt ervoor dat content op hen kan worden aangepast, deze is per slot van rekening ook voor hen bedoeld.

Hoe

Een belangrijk feitje en goed om te weten is dat 80% van de Nederlanders teksten op taalniveau B1 begrijpt. Er bestaan hulpmiddelen om te toetsen of een geschreven tekst op dit niveau is. Teksten op taalniveau B1 zijn vaak wat korter en eenvoudiger geschreven en moeilijke woorden zijn achterwegen gelaten. Daarnaast is het aan te raden om afkortingen eerst volledig uit te schrijven en om de afkorting voor de eerste keer tussen haakjes te vermelden, bijvoorbeeld (hierna vermeld als bijv.). Ook is het goed om met de belangrijkste informatie te beginnen en om gebruik te maken van titels en tussenkoppen, deze vatten de alinea samen. Tot slot adviseer ik om gebruik te maken van afbeeldingen, video’s en infographics om de begrijpelijkheid van een tekst te bevorderen.

Content invoeren in een CMS

Een CMS-systeem biedt de mogelijkheid om consistent te zijn in de opmaak van artikelen en teksten. Hierdoor wordt er door het systeem zelf al rekening gehouden met de begrijpelijkheid en toegankelijkheid van de verschillende teksten. Naast het feit dat door het gebruik van een lay-out de uitstraling van een website consistent is, kunnen slechtzienden sneltoetsen gebruiken om van alinea naar alinea te navigeren. Wanneer er niet consistent gebruik wordt gemaakt van headers, kan dit voor verwarring zorgen en dit resulteert in onbegrip van de gebruiker. Aan te raden is om headers op de volgende manieren te gebruiken:

  • Heading 1 (H1): dit is het hoofdniveau, vaak is dit de titel van een tekst/pagina
  • Heading 2 (H2) dit niveau wordt gebruikt voor bijvoorbeeld een paragraaf of een tussenkop
  • Heading 3 (H3) dit niveau wordt gebruikt voor bijvoorbeeld subparagrafen

Bepaalde hulpsoftware kan slechtzienden helpen bij het navigeren door een webpagina. Het is daarom belangrijk dat de headers goed staan. Ook is het mogelijk bepaalde woorden in teksten te accentueren door ze bijvoorbeeld vet of cursief te maken. Gebruik deze functies alleen om ergens de nadruk op te leggen en niet voor het aanbrengen van structuur. Dit geldt eveneens voor het aanbrengen van kleur en voor het onderstrepen van woorden/zinsdelen. Vaak bevat een CMS ook de mogelijkheid om gestructureerd een opsomming weer te geven. Dit is, buiten de consistentie, ook nog eens erg prettig voor mensen die hulpsoftware gebruiken om door de tekst heen te navigeren. Ga daarom nooit zelf aan de slag met sterretjes of streepjes om een opsomming aan te duiden, dit wordt door hulpsoftware niet gezien als een opsomming en daardoor niet begrepen. Tot slot is het ook goed om rekening te houden met het feit dat teksten uit verschillende talen kunnen bestaan. Wanneer er door bezoekers gebruik wordt gemaakt van voorleessoftware, kan het zijn dat een stuk van de tekst niet wordt begrepen en daardoor niet kan worden voorgelezen. Zorg er daarom altijd voor dat een taalwissel wordt gecodeerd, zodat quotes, toelichtingen en uitdrukkingen altijd juist kunnen worden vertaald.

Een prettige tool voor mensen die doof of slechthorend zijn, maar zeker ook handig wanneer een situatie zich niet leent voor het luisteren van een videofragment, is het aanbrengen van ondertiteling. Wanneer een videofragment op een website is voorzien van ondertiteling wordt deze voor een grotere groep toegankelijk. Daarnaast is het ook mogelijk om audio juist toe te voegen aan een tekstfragment, zodat blinden en slechtzienden het nieuws tot zich kunnen nemen.

Het komt nog weleens voor dat afbeeldingen niet worden geladen. Zoals eerder vermeld in dit stuk is het goed om afbeeldingen, video’s of infographics toe te voegen ten behoeve van de begrijpelijkheid van een stuk tekst, maar wat als deze dan niet worden getoond? De mogelijkheid bestaat om afbeeldingen te voorzien van een Alt-tekst. Deze Alt-tekst toont in tekstvorm de informatie wanneer de afbeelding niet wordt geladen. Op deze manier worden de lezers toch voorzien van alle informatie en dit is vooral goed wanneer deze informatie essentieel is voor een stuk tekst. Een Alt-tekst is alleen van toegevoegde waarde als de afbeelding informatie overbrengt en niet wanneer een afbeelding ter illustratie dient.

Een veelvoorkomende fout op websites is de “klik hier” verwijzing. Het is vaak al duidelijk dat websitebezoekers ergens op moeten klikken. In plaats van letterlijk verwijzen naar waarop moet worden geklikt, is het beter (ook voor de online vindbaarheid) als de link letterlijk in de zin wordt opgenomen. Tot slot zorgt het voor verwarring wanneer er geen toelichting wordt gegeven, “klik hier” zegt niks over de download, webpagina of het stuk tekst waar de link naar verwijst. Kortom, een aantal goede redenen om de verwijzing “klik hier” achterwegen te laten en om te kiezen voor een betekenisvoller alternatief.

Formulieren

Formulieren invullen is en blijft een dingetje. Er zijn een aantal manieren waardoor het invullen van een formulier voor de gebruiker een stuk makkelijk wordt.

  1. Vermeld of en welke documenten de gebruiker eventueel nodig heeft.
  2. Dit zorgt ervoor dat zij alle gewenste documenten bij de hand hebben voordat e beginnen met het invullen van het formulier. Het voorkomt ook dat gebruikers halverwege moeten afhaken omdat ze een gewenst document niet bij de hand hebben. Dit laatste is een frustratie, en dat willen we voorkomen. Je kan het formulier inleiden en de gebruiker instructies geven. In deze instructies kun je vermelden wat je van de gebruiker nodig hebt.
  3. Geef aan hoeveel tijd het invullen in beslag neemt.
  4. Zorg altijd dat je van te voren aangeeft hoe lang het invullen van een formulier duurt. Dit kan je ook in de instructies vermelden. Daarnaast is het ook aan te raden om tijdens het invullen van het formulier aan te geven hoe ver een gebruiker is in het proces. Dit kan door bijvoorbeeld een balk toe te voegen die volloopt naarmate een formulier wordt ingevuld, maar ook in percentages kan goed worden weergegeven hoe ver een persoon is.
  5. En verder …Het wordt afgeraden om extra informatie, te denken aan een privacyverklaring, binnen hetzelfde venster te tonen. Extra informatie moet altijd geopend kunnen worden in een nieuw venster.
  6. Het opnemen van meerkeuzevragen zorgt ervoor dat het invullen van een formulier eenvoudiger wordt en daardoor toegankelijker.

Geïnspireerd door Frankwatching

Meer weten over digitale dienstverlening?

Download dit e-book met tips!
Download
Eens in de maand tips voor buitengewone digitale dienstverlening: